お客様より

エクセルシートで作成した調査書を大量の顧客に配布し、受付、集計を依頼されている。
昨年までは、メールで調査書を送信し、記入済みの調査書をメールで返送してもらっていたようだが、あまりにも煩雑で、前に受けていた協力会社が撤退したため当社に相談があった。
受付期間も3~4か月程度であるため、自動化するにもコスト面で躊躇される。
何か良い方法はないか?

というお問い合わせをいただきました。

 

詳しくお話を伺うと、

1.昨年使用された

(1)エクセルシート調査書のフォーマット
(2)チェックプログラム

はエンドユーザーから支給される。

なお、(1)(2)ともエクセルマクロによる処理が実施される。

(ただし、調査書は複数種類存在する)

2.調査書の調査項目は決まっていて、昨年からの変更点もまとまっている。
3.調査書の変更に伴い、チェックプログラムの修正も必要である。
4.調査対象は延べ3000社ある。

ということでした。

 

このお話を伺い

昨年度対応された会社様のご苦労を察するとともに
ご相談いただいたお客様にどのようなご提案ができるか?

を検討いたしました。

 

ご提案内容としては、

1.エクセル調査書とチェックプログラムは、今年の仕様に合わせて当社にて改修する。
2.調査書を調査対象から受け付ける受付サイト、提出された調査書をチェックするためのチェックサーバー(外部アクセス不可)を新たに構築する。

受付期間が限られているので、クラウドサービス(AWS)を利用する。

3.調査書の提出方法は、

(1)調査書をご提出いただく各社に受付サイトへアクセスするために必要な
①URL
②ID
③パスワード
④受付サイトにアクセスできない場合に調査書を送付するメールアドレス
を事前にお知らせする。
(2)調査書をご提出いただく各社は、
◎受付サイト経由で調査書をご提出いただく場合
あらかじめお知らせした
①URL
②ID
③パスワード
を用いてログインし、調査書を受付サイトにアップロードしていたく。
◎セキュリティなどの都合で受付サイトにアクセスできない場合
あらかじめお知らせした
④受付サイトにアクセスできない場合に調査書を送付するメールアドレス
あてに調査書をメールにてお送りいただく。

→当該メールアドレス宛に頂いた調査書は、すべて受付サイトに転送するようにしました。
上記2通りの方法で調査書をご提出いただく。
(3)以降の処理として、
①調査書受付メールの自動送信
②受付サイトから外部アクセスできないチェックサーバーへの移動
③調査書の内容をチェックプログラムにてチェック
④チェック結果に応じ、以下のメールを送信。
a)受付OK:受付完了の旨のメール送信
b)受付NG:修正箇所を含め、修正依頼メールの送信
⑤受付状態のリストの更新
・・・どの回答者から、いつ、どの調査書の返信があったか?

以上の内容をご提案させていただきました。

 

その後、概ねご提案内容で採用いただいたことで、

ご注文

から

運用開始

まで

3週間程度の短期間

で運用まで至りました。


ご相談いただいた会社様からのお話では、昨今のコロナ禍において処理の効率化が図れたことで

エンドユーザー様のご評価も上々

とのことで、類似の調査でも活用できないか?ということを議論いただいているとのことでした。

 

新型コロナウィルス蔓延に伴う緊急事態宣言下、業務効率を見直される際には是非ご検討ください。

 

詳細については、こちら より お問い合わせください。